Svazek obcí Moravia, Višňové 212, 671 38 Višňové, IČ: 70947121

 

Vnitřní směrnice k zadávání veřejných zakázek malého rozsahu

dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, v účinnosti od 1. října 2016

Úvod

Zákon o veřejných zakázkách definuje v podstatě jakýkoliv výdaj zadavatele jako veřejnou zakázku a veřejnou zakázkou je tedy i taková zakázka, která svoji hodnotou představuje víceméně zanedbatelnou částku. Pro ty veřejné zakázky, u nichž by zadávání podle principů zákona o veřejných zakázkách bylo vzhledem k jejich předpokládané hodnotě ekonomicky a administrativně neúměrné, zavedl zákon pojem „veřejné zakázky malého rozsahu“, kterou definuje takto:

Veřejnou zakázkou malého rozsahu se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby 2 000 000 Kč bez daně z přidané hodnoty nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce 6 000 000 Kč bez daně z přidané hodnoty.

Čl. 1

Zásady postupu zadavatele

Transparentnost – zadavatel má povinnost veškeré kroky, které vedou k uzavření smlouvy činit jasným, průhledným a srozumitelným způsobem, tj. jasně stanovit lhůty a postupy pro jednotlivé kroky zadávání zakázky, o všech významných úkonech souvisejících s výběrem dodavatele pořizovat a uchovávat písemnou dokumentaci v dostatečném rozsahu, který umožní úkony zadavatele nezávisle přezkoumat; jasně vymezit kritéria, dle kterých budou hodnoceny nabídky uchazečů vždy v dostatečném předstihu před samotným vypracováním nabídek;  opatřit všechna rozhodnutí řádným odůvodněním atd.

Rovné zacházení – každý zadavatel je v průběhu zadávání zakázky, resp. již od okamžiku přípravy řízení, povinen přistupovat stejným způsobem ke všem uchazečům, kteří mohou podat či podají nabídky (zadavatel definuje v zadávací dokumentaci, resp. výzvě přesné podmínky tak, aby všichni uchazeči předem věděli, jak bude řízení probíhat, tedy např. bude-li omezován počet zájemců, jaké jsou přesné podmínky pro toto omezování, které musí uchazeč splnit, případně jakým způsobem bude probíhat hodnocení nabídek atd.)

Zákaz diskriminace – zadavatel je povinen v průběhu zadávání zakázky postupovat vždy tak, aby jeho jednáním nedošlo k diskriminaci žádného z uchazečů. To znamená, že podmínky pro zadání zakázky musí být zadavatelem vždy stanoveny tak, aby zároveň umožňovaly výběr nejvhodnějšího dodavatele, ale na druhé straně neuzavíraly přístup jinému uchazeči do řízení, např. z důvodů, které nesouvisejí s předmětem zakázky.

Čl. 2

Veřejná zakázka malého rozsahu do 100.000,– Kč bez DPH

Pokud předpokládaná hodnota veřejné zakázky nepřekročí 100.000,- Kč bez DPH, zadavatel  – pro tento rozsah předseda provede průzkum trhu (písemně, telefonicky, elektronickými prostředky apod.) a na jeho základě, minimálně dvou cenových nabídek, se rozhodne pro nejvýhodněji nabídnuté podmínky. Cenové nabídky nejsou archivovány.

Výbor může svým rozhodnutím požadovat postup dle čl. 3.

Čl. 3

Veřejná zakázka malého rozsahu v rozmezí 100.000,–  do 1.000.000,– Kč bez DPH; do 3.000.000,– Kč bez DPH v případě stavebních prací

Hodnota 1.000.000,- Kč bez DPH se vztahuje na veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky nebo služby, na hodnotu 3.000.000,- Kč bez DPH na veřejné zakázky malého rozsahu na stavební práce. Byť zákon ani u těchto zakázek nevyžaduje postup podle principů zákona, jejich zadání se má co nejvíce přibližovat zákonnému postupu.

Funkci zadavatele pro zakázku malého rozsahu v tomto finančním rozmezí vykonává komise v určeném složení výborem Svazku obcí Moravia. Při zadání veřejné zakázky je třeba prokázat, že zadávající komise provedla před připravením příslušné smlouvy řádný průzkum trhu a že pro plnění veřejné zakázky vybrala nabídku nejvhodnější. Průzkum trhu lze rozčlenit do následujících kroků:

•             – výzva k podání nabídky,

•             – vyhodnocení podaných nabídek,

•             – výběr nejvhodnější nabídky,

•             – uzavření smlouvy.

4.1 Písemná výzva k podání nabídky

Tuto výzvu komise v písemné podobě zaslat alespoň 3 dodavatelům. Výzva by měla obsahovat zejména:

•             – identifikační údaje zadavatele,

•             – popis předmětu veřejné zakázky,

•             – požadavky na jednotný způsob zpracování nabídkové ceny,

•             – lhůtu pro podání nabídek.

4.2 Vyhodnocení podaných nabídek

Tuto procesní část provede komise, která obálky nejprve otevře a následně vyhodnotí, s tím, že svůj postup písemně zdokumentuje. Písemný záznam by měl obsahovat:

•             – identifikační údaje o veřejné zakázce a zadavateli,

•             – seznam uchazečů, kteří podali nabídku,

•             – výsledek celkového hodnocení a pořadí nabídek s odůvodněním, proč je vítězná nabídka nejvhodnější.

Písemný záznam o vyhodnocení nabídek všichni členové komise podepíší a předají jej společně s nabídkami zadavateli.

4.3. Výběr nejvhodnější nabídky

Rozhodnutí o nejvhodnější nabídce přísluší výhradně výboru Svazku obcí Moravia (dále SO). Je na výboru, zda doporučení komise o pořadí nabídek bude akceptovat nebo ne. Pokud by výbor rozhodl o jiném pořadí, než jaké vyplývá z doporučení komise, měl by v zájmu transparentnosti písemně odůvodnit, které údaje z nabídek jej vedou k jinému závěru, než komisi.Výběr nejvhodnější nabídky schvaluje výbor SO.To současně schvaluje i znění smlouvy v případě jejího uzavření.

Svoje rozhodnutí výbor oznámí uchazečům, kteří podali nabídku. Formu a obsah oznámení si zvolí výbor podle svého uvážení. Za dostatečné lze považovat, když zadavatel oznámí uchazeči, zda jeho nabídka uspěla či neuspěla. Vhodné je, když toto oznámení je provedeno písemnou formou.

4.4. Uzavření smlouvy

Pro uzavření smlouvy po oznámení výboru o výběru nejvhodnější nabídky nejsou definovány žádné lhůty, smlouvu lze uzavřít ihned po rozhodnutí zadavatele o nejvhodnější nabídce. Smlouvu za zadavatele podepisuje předseda. Uzavřít smlouvu však výbor nemusí. Jakékoliv důvody, které by mu bránily v uzavření smlouvy, jsou důvodem k tomu, aby oznámil vítězi, že smlouvu uzavřít nehodlá.

 

Čl. 5

Veřejná zakázka malého rozsahu v rozmezí 1.000.000,– až 2.000.000,– Kč bez DPH;  3.000.000,– Kč až 6.000.000,– Kč  bez DPH v případě stavebních prací

Hodnota v rozmezí 1.000.000,- Kč až 2.000.000,– Kč bez DPH se vztahuje na veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky nebo služby, na hodnotu 3.000.000,- Kč až 6.000.000,– Kč  bez DPH na veřejné zakázky malého rozsahu na stavební práce. Byť zákon ani u těchto zakázek nevyžaduje postup podle principů zákona, jejich zadání se má co nejvíce přibližovat zákonnému postupu.

Pro zakázku v tomto rozmezí zadavatel – komise určená výborem SO. Při zadání veřejné zakázky je třeba prokázat, že zadávající komise provedla před připravením příslušné smlouvy řádný průzkum trhu a že pro plnění veřejné zakázky vybrala nabídku nejvhodnější. Průzkum trhu lze rozčlenit do následujících kroků:

– písemná výzva k podání nabídky,

– otvírání obálek s nabídkami,

– posouzení a hodnocení podaných nabídek,

– výběr nejvhodnější nabídky včetně oznámení,

– uzavření smlouvy.

5.1. Písemná výzva k podání nabídky

Tuto výzvu komise prokazatelným způsobem (doporučeně) odešle nejméně 3 dodavatelům. Výzva by měla obsahovat zejména:

•             – identifikační údaje zadavatele,

•             – popis předmětu veřejné zakázky,

•             – předpokládané lhůty požadované zadavatelem pro plnění veřejné zakázky,

•             – požadavky na jednotný způsob zpracování nabídkové ceny,

•             – podmínky pro vyzvednutí zadávací dokumentace (není-li součástí výzvy),

•             – obchodní  a platební podmínky,

•             – lhůtu pro podání nabídek,

•             – kritéria hodnocení nabídek,

•             – požadavky na kvalifikaci dodavatele,

•             – zadávací lhůtu (lhůtu, po kterou jsou uchazeči svými nabídkami vázáni).

5.2 Otevírání obálek s nabídkami

Tuto procesní část provede komise ve shodném termínu a celý proces zaprotokolovat s uvedením:

•             – obchodní firma (dodavatel) včetně právní formy,

•             – sídlo,

•             – IČ,

•             – nabídková cena,

•             – údaj o tom, zda nabídka obsahuje všechny požadované údaje.

Protokol všichni členové komise podepíší. Přítomnost zástupců uchazečů není nezbytná, otevírání obálek lze provést i bez jejich přítomnosti. Žádný z uchazečů nemá právo domáhat se přítomnosti u otevírání obálek s nabídkami (nic však nebrání tomu, aby přítomni byli, pokud to zadavatel připustí).

5.3 Posouzení a hodnocení nabídek

Posouzení a hodnocení nabídek provede komise, která nejprve posoudí, zda nabídka splňuje podmínky zadání a následně podle zvolených kritérií provede jejich vyhodnocení. Celý postup by měla komise zaprotokolovat (Písemný záznam z posouzení a hodnocení nabídek) s uvedením zejména následujících údajů:

•             – identifikační údaje o veřejné zakázce a zadavateli,

•             – seznam uchazečů, kteří podali nabídku,

•             – výsledek posouzení nabídek včetně odůvodnění v případě, že některá nabídka byla vyřazena,

•             – výsledek hodnocení v každém z kritérií včetně odůvodnění, proč je ta která nabídka hodnocena lépe nebo hůře,

•             – výsledek celkového hodnocení a pořadí nabídek.

Písemný záznam o posouzení a hodnocení nabídek všichni členové komise podepíší a předají jej společně s nabídkami zadavateli.

5.4 Výběr nejvhodnější nabídky

Rozhodnutí o nejvhodnější nabídce přísluší výhradně výboru SO. Je na výboru SO Moravia, zda doporučení komise o pořadí nabídek bude akceptovat nebo ne. Pokud by výbor rozhodl o jiném pořadí, než jaké vyplývá z doporučení komise, měl by v zájmu transparentnosti písemně odůvodnit, které údaje z nabídek jej vedou k jinému závěru, než komisi.Výběr nejvhodnější nabídky schvaluje výbor.Ten současně schvaluje i znění smlouvy v případě jejího uzavření.

Svoje rozhodnutí výbor oznámí uchazečům, kteří podali nabídku. Formu a obsah oznámení si zvolí výbor podle svého uvážení. Za dostatečné lze považovat, když zadavatel oznámí uchazeči, zda jeho nabídka uspěla či neuspěla. Vhodné je, když toto oznámení je provedeno písemnou formou.

5.5 Uzavření smlouvy

Pro uzavření smlouvy po oznámení výboru o výběru nejvhodnější nabídky nejsou definovány žádné lhůty, smlouvu, kterou za SO Moravia podepisuje předseda, lze uzavřít ihned poté, co uchazeči obdrží oznámení o výběru nejvhodnější nabídky. Pokud u výboru nastanou jakékoliv důvody, které mu brání v uzavření smlouvy, nemá zákonnou povinnost smlouvu uzavřít. Postačí, když všem uchazečům, kteří podali svoji nabídku, oznámí, že smlouvu uzavřít nehodlá (vhodné je uvést důvod proč) a zadání ukončí.

Čl. 6

Obecné zásady pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu

Zveřejňování veřejných zakázek malého rozsahu

Zákon neobsahuje povinnost zadavatelů, aby zveřejňovali svůj úmysl zadat veřejnou zakázku malého rozsahu.

Kritéria kvalifikace

Zákon u veřejných zakázek malého rozsahu nevymezuje žádná pravidla pro kvalifikaci. U veřejných zakázek malého rozsahu ve většině případů oslovuje zadavatel konkrétní dodavatele a měl by oslovovat pouze takové dodavatele, o nichž ví, že jsou schopni plnění veřejné zakázky poskytnout. Požadování kvalifikace by tedy bylo zcela nadbytečné. Přesto by měl dodavatel prokázat, že je oprávněn podnikat v příslušném oboru veřejné zakázky, a to předložením živnostenského listu (popřípadě jiného dokladu opravňujícího k podnikání) a výpisu z obchodního rejstříku, přičemž postačí prostá kopie těchto listin.

Zadavateli však nic nebrání, aby v rámci kvalifikace dodavatele požadoval i předložení jiných dokladů. Platí však, že pokud zadavatel nějaký požadavek na kvalifikaci vymezí, pak by měl zkontrolovat (posoudit) jeho splnění a nebyl-li požadavek splněn, pak nabídku takového uchazeče vyřadit jako nevhodnou nabídku nesplňující podmínky řízení.

Zadavatel může požadovat po dodavateli, aby písemně objasnil předložené informace či doklady nebo předložil další informace či doklady prokazující splnění kvalifikace. Dodavatel je povinen splnit tuto povinnost v přiměřené lhůtě stanovené veřejným zadavatelem. Skutečnosti rozhodné pro splnění kvalifikace mohou nastat v případě postupu po lhůtě.

Kritéria hodnocení

Stanovení hodnotících kritérií je krokem ke zvýšení transparentnosti zadání, ale opět platí, že ani v tomto případě nejsou stanovena žádná zákonná pravidla (tedy nevymezení kritérií není porušením zákona, ale je pouze neúplným dodržením zásady transparentnosti). Výrazným krokem nad rámec zákona je pak stanovení stupně významu jednotlivých kritérií hodnocení. Přitom ze smyslu zákona lze dovodit, že nabídky by měly být vždy hodnoceny podle nabídkové ceny, a to buď jen podle nabídkové ceny, nebo v kombinaci s jinými kritérii hodnocení.

Lhůty při zadání veřejných zakázek malého rozsahu

Zákonem lhůty definovány nejsou, ale zadavatel musí (resp. měl by) stanovit lhůty (zejména lhůtu pro podání nabídek) s ohledem na rozsah a složitost veřejné zakázky tak, aby lhůta poskytovala vyzvaným dodavatelů dostatečný prostor pro vypracování jejich nabídky. Za zcela obvyklou a dostatečnou lhůtu lze považovat lhůtu 10 dnů ode dne doručení poptávky (výzvy) zadavatele, ale u mnoha veřejných zakázek je možná i lhůta kratší.

Počet podaných nabídek

Za řádné je zadání považováno i v případě, že na výzvu zadavatele reaguje svoji nabídkou pouze jediný uchazeč. Zadavateli však nic nebrání v tom, aby v případě, že má pouze jednu nabídku a nemá ji s čím porovnávat, aby za shodných podmínek vyzval k podání nabídky další dodavatele, s cílem získat co nejvíce řádných nabídek a rozšířit tak hospodářskou soutěž.

Jednání o nabídkách

Díky tomu, že zákon neukládá zadavateli dodržet pravidla zákona, je možné i po podání nabídek o jejich obsahu dále jednat (s dodržením zásady rovného zacházení se všemi uchazeči) a dosáhnout výhodnějších podmínek pro zadavatele.

Zadavatel má povinnost umožnit do uzavření smlouvy všem uchazečům, jejichž nabídky byly předmětem posouzení, na jejich žádost nahlédnout do zprávy o posouzení a hodnocení nabídek a pořídit si z ní výpisy, kopie nebo její opisy.

Vyloučení uchazeče

Nesplnění podmínek zadávacího řízení na veřejnou zakázku malého rozsahu by mělo, obdobně jako u jiných veřejných zakázek, vést k vyřazení nabídky z dalšího posuzování a hodnocení. U veřejných zakázek však nemusí následovat vyloučení uchazeče. Postačí, pokud bude tento uchazeč informován o tom, že jeho nabídka nebyla vybrána.

Námitky

U veřejných zakázek malého rozsahu nejsou námitky ze zákona přípustné (resp. zákon definuje námitky jen u podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek). Obecné právo dodavatele bránit se proti rozhodnutí zadavatele, které je podle něj v rozporu se zákonem, však zůstává zachováno i u veřejných zakázek malého rozsahu. Dodavatel tedy může, pokud se domnívá, že byl porušen zákon, podat podnět k prošetření zadavateli nebo Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže. Takovýto podnět však nemá odkladný účinek a zadavatel nemusí po rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky čekat a může ihned uzavřít smlouvu, a to i v případě, kdy obdržel jakoukoliv stížnost.

Zrušení zadání

Zadávací řízení na veřejnou zakázku malého rozsahu není nutné rušit, ale je vhodné sdělit všem uchazečům, kteří podali nabídku, že zadavateli odpadly důvody pro uzavření smlouvy a že na základě vyhlášeného řízení smlouva uzavřena nebude.

Práva zadavatele na změnu podmínek a na zrušení řízení

Aby sám zadavatel dodržel podmínky zadávacího řízení a mohl v jeho průběhu jakkoliv do řízení zasahovat je vhodné, pokud si ve výzvě k podání nabídky vyhradí právo na změnu zadávacích podmínek, na doplnění zadávacích podmínek, na zrušení řízení a na případné další jednání o nabídkách. Zadavatel by mohl pravděpodobně tato práva uplatnit, i kdyby si je nevyhradil, ale takto lze hodnotit řízení jako transparentnější.

Dokumentace o průběhu zadání veřejné zakázky malého rozsahu

Tato dokumentace slouží jako průkaz zadavatele, že v průběhu zadání veřejné zakázky malého rozsahu postupoval transparentně a nediskriminačně. Není sice zákonem definována jako povinná, ale je vhodná zejména z pohledu právní jistoty zadavatele. Dokumentace by měla obsahovat originály následující listin:

•             – písemnou výzvu k podání nabídky včetně dokladů o doručení,

•             – seznam podaných nabídek,

•             – údaje o složení hodnotící komise,

•             – čestné prohlášení členů komise,

•             – protokol o otevírání obálek s nabídkami,

•             – protokol z posouzení a hodnocení nabídek,

•             – oznámení rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky,

•             – kopii oboustranně podepsané smlouvy,

•             – nabídky všech uchazečů.

Cena zakázky

Pokud cena zakázky přesahuje 500.000,- Kč (bez DPH), je povinností zadavatele, dle § 219 odst. 1) ZZVZ, uveřejnit na profilu zadavatele uzavřenou smlouvu na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků, a to do 15 dnů ode dne jejich uzavření nebo od konce každého čtvrtletí v případě veřejných zakázek zadávaných na základě rámcové dohody nebo v dynamickém nákupním systému. Zadavatel nemusí uveřejňovat na profilu zadavatele smlouvy, které uveřejnil v souladu se zákonem č, 340/2015 Sb. o registru smluv.

Zadavatel uveřejní na profilu zadavatele rámcovou dohodu do 15 dnů od jejího uzavření.

Zadavatel uveřejní nejpozději do 3 měsíců od splnění smlouvy na profilu zadavatele výši skutečně uhrazené ceny za plnění smlouvy, na kterou se vztahuje povinnost uveřejnění dle tohoto článku. U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, uveřejní zadavatel nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku cenu za plnění smlouvy v předchozím kalendářním roce.

Strukturu údajů pro uveřejnění výše skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky a podrobnosti uveřejnění smlouvy uzavřené na veřejnou zakázku stanoví vyhláškou Ministerstvo pro místní rozvoj.

Výjimky ze směrnice

Zadavatel v případě mimořádně výhodné nabídky či v případě havárie nebo ohrožení života a zdraví osob, může rozhodnout o výjimce ze směrnice a zadat zakázku přímo jedinému dodavateli.

Obecná ustanovení

Je-Ii předmět veřejné zakázky financován z dotačního fondu (ČR nebo EU), nebo se financování zakázky způsobem poskytnutí dotací byť jen předpokládá, nesmí zadavatel postupovat při výběru dodavatele dle odstavce – „Výjimky ze směrnice“. Má-Ii daný dotační program, z nějž se bude nebo i předpokládá předmět veřejné zakázky financovat, stanovená pravidla poskytovatele dotace pro zadávání veřejných zakázek, je zadavatel povinen postupovat přednostně podle těchto pravidel.

Veškeré písemnosti související s výběrem dodavatele včetně smluv musí být zadavatelem archivovány. Je-li předmět veřejné zakázky financován z dotačního programu, musí být dodrženy podmínky a lhůty archivace stanovené poskytovatelem dotace.

Višňové: 1. 10. 2016

ŽEROTICE

VÝROVICE

TVOŘIHÁZ

TRSTĚNICE

počítadlo

90329 návštěvníků